管理那点事（213）—公司会议管理制度（公司会议管理制度范文）
公司会议管理制度
1.目的
为落实会议跟进事项和效率，共享相关资源信息，协调公司各部门的管理工作衔接，追踪工作进度，落实会议执行情况,特制定本管理制度。
2.公司会议级别分类及会议内容
公司会议级别按层级可分为：股东会议、高管会议、全员会议、部门主管会议、部门级会议、专题会（好建议、投诉会、月度之星、KPI等）、专项会议；其中除专项会议外，其它都定义为例行会议。例行会议原则上都要固定时间点。
2.1股东会议：由公司董秘或董事长主持，全体股东参加。每年12月开。
2.2高管会议：由总经理主持，各部门经理级以上人员参加。
2.3公司级会议
2.3.1部门主管会议。行政人事部主管主持。每月一次，各部门主管或核心岗位骨干人员参加。每月第一周召开。会议内容如下：
1）上次会议问题的跟踪、关闭及交接。
2）上月工作总结，包括上月重点工作的完成情况及进度说明，工作中存在的问题，以及具体的改进措施、解决办法或需要配置的资源，其它常规或临时性工作的进度说明。
3）本月或下阶段的工作计划及安排，包括上月未完成的工作转入本阶段的完成时限及具体安排；其他部门配合的事项，以及需要协助其它部门的工作等。
4）主管会议重点讨论是公司级事项或跨部门协调相关的事项；其中包括：跨公司多个部门事项；在公司有共性的事项；重要事项；部门间有争议事项；以及在会议上可提出或反映公司的任何问题和事项，对此类问题根据紧急程度和议题内容来决定是否在会议中讨论，不探究提出问题的对与错，所有的问题都会选择合理化的方式来回复、跟踪、处理及关闭。
5）传达公司企业文化、管理精神、重大事项、重要培训及各部门本阶段工作检讨布置。
2.3.2全员会议。（负责部门：行政人事部）每月一次，由各部门负责人轮换主持，全体员工参加。每月第二周的周一早上。
2.3.2.1全员会议内容：主要讲解企业文化，新制度及重要制度培训讲解，上月月度之星或先进员工、部门表彰，公司政策（行政文件）发布或重大变更等。
2.3.3 KPI会议、投诉会议、好建议评审会议及月度之星评选会议由行政人事部主持。每月一次，各部门主管及相关人员参加。
2.3.3.1 KPI会议。（负责部门：质管部）
1）各部门主管每年年末依据公司的战略目标结合部门责任，制定出部门级（或事业部直属科室）年度KPI指标，质管部负责整合并将指标分解到年度/每季度/每月考核周期。
2）质管部根据KPI考核的周期每月对KPI完成情况进行统计，各部门负责人在部门月度报告中对KPI未达标项进行分解报告并发邮件给质管存档。部门负责人
在KPI会部门负责人在KPI会议中对未达标项进行分析检讨及给出改善方案。
2.3.3.2好建议会议内容。（负责部门：行政人事部）
1）对上月被各部门主管审核需讨论的建议进行综合评审是否采纳；
2）对采纳的建议确定责任人及预计完成时间；
3）对未采纳的问题但属改善项目制定跟进人及预计完成时间；
4）对采纳建议和改善项目完成跟进并及时关闭；
5）每月对好建议及评审结果张贴公布；
6）每年年末对本年度的好建议进行最终评选。
2.3.3.3投诉会议（每月月初完成）。（负责部门：质管部）
1）对上月投诉内容汇总分析；
2）对投诉结果责任判定有争议的最终定案；
3）对重新定案的《纠正预防措施处理单》进行跟进直到关闭；
4）每年度对所有的投诉进行归纳总结，制定公司改善推进方案。
2.4项目/专项会议：（相关部门或人员主持，按需要临时通知会议及参会人员）
2.4.1一般是针对紧急或者重要事项，由当事任意部门组织相关人员进行会议。如果是例行紧急事项，只需要求直接对接负责人参会即可；如果是重要事项或者对公司影响较大的事项，可视情形要求不同级别的主管参会。
2.4.2如会议只是探讨或者知会问题，可不做记录；如果是重要须后续跟进的，可做好记录，要求当事方签字确认后纳入部门或者公司跟踪制程，如果来不及签字确认可以做好会议记录后发邮件并抄送监督部门。纳入跟踪制程的必须要明确跟进事项、跟进方案、责任人、责任时间及责任结果。
2.5部门级会议：（各部门主管组织安排，根据各部门的实际情况通知参会时间和参会人员，可选择月例会，周例会，日例会）
2.5.1公司架构的主要部门，每月必须至少组织一次部门例会，除了解决部门问题，还要推动部门持续性改善和进步，并做好上传下达的工作。对传达公司或上级的纪要记入会议记录，对部门人员反映的公司问题记录并向上报备.
3.会议要求
3.1会议时间控制：公司月例会时间控制在2小时以内，部门月例会时间控制在1小时，周例会时间控制在30分钟以内，日例会在无特殊情况的情况下时间控制在15分钟以内。
3.2会议计划、策划：
3.2.1公司级会议如果有固定的时间，要求主持部门提前3天例行通知知会；如果没有固定时间或者时间变更，要求主持部门提前3天通知，通知注明召开形式、地点、时间，并统一报备综合管理部。如果会议必须要某个部门或者人员参加，请在通知前先行确认。如因特殊情况会议时间紧急，务必要一对一电话通知。
3.2.2重要的会议事项提前发送给会议通知人，由会议通知人提前发送相关参会人员准备；如对会议事项要求征询意见的，要求参会人尽量在参会前提出意见，提高会议效率。
3.2.3针对无法按时回公司的参会人员，但会议中需要其汇报或需其跟进的事项，可采用电话会议的方式进行（现阶段可以直接采用直接拨打电话外音的方式进行）。
3.2.4如果参会人不能参会也不能参加电话会议的，会议主持部门可提出要求，参会人必须委派代理人参会。
3.3会议纪律
3.3.1参会人员进入会议室前提前将工作交接安排，同时将手机设置成静音模式或飞行模式，禁止会议中接打电话，翻看手机，非特别紧急事项不得中途离席。
3.3.2违反会议纪律处罚：
① 公司级会议迟到每迟到一分钟乐捐50元；
② 无故或者不出席未获准请假乐捐200元；
③ 自己不能参加需要安排代理人入会而未安排的乐捐100元；
④ 电话或信息铃响每次乐捐50元；
⑤ 非特别紧急事项的无故离席、早退每次乐捐50元，特别紧急事项在会议时间内不处理就会误事的（如公司内员工有紧急项目处置、紧急或重大的电话接听等）除外；
⑥ 除以上处理，如果情节严重影响公司纪律的，对照公司奖惩制度追加处理。
3.4会议时间每超过2小时，建议中途休息10分钟。
3.5会议记录
3.5.1会议记录需包含：本月问题解决和工作总结，下月工作安排，重点讨论内容和会议形成的决议，具体事项均要有责任人（部门）及预计完成时间。
3.5.2例行会议均要求有专人记录，并对会议提出须解决的问题明确责任人、责任时间及责任结果，并在会后进行跟踪直到问题关闭。
3.5.3公司级会议记录由会议主持部门负责专人记录，会议整理完成后安排参会人员及相关人员传阅。
3.5.4公司级会议决议的重要事项和重要管理精神由各部门负责人于会议记录发出后3个工作日内传达至下级，并逐层传至每一位员工，并须提交传达依据（如会议记录或者文件传阅签名单）。
3.5.5会议记录发出时间：
① 股东会议的会议记录在会议结束同时发出传阅签名。
② 高管会议的会议记录在会议结束后次日下班前发出传阅签名。
③ 公司级会议记录在会议结束后2个工作日内发出传阅签名。
④ 专项会会议记录如有必要在会议结束同时传阅签名。
⑤ 部门级及其它会议记录在会议结束后3个工作日内发出传阅签名。
⑥ 传阅签名视为认可，不能及时传阅签名的，用邮件方式发送，3个工作日无异议的，也视为认可。
3.5.6公司级各种会议记录编号及存档归属综合管理部。除已经指明部门跟进的（如质管部跟进投诉会议），均由综合管理部负责跟进会议未完成事项直至关闭。
3.6会议后跟进事项
3.6.1会议中涉及到未参会人员的跟进事项,该部门参会主管或责任人负责上传下达。公司级会议提出的决定事项，各部门必须在规定时间内完成，由部门主管负责配合并督促以确保工作落实执行，并在下次会议前汇报完成情况。综合管理部根据会议需跟进事项，检查各部门的会议工作安排，公司会议的精神、制度和决议的传达情况。一经查实未履行的部门相关人员将按（《奖惩管理制度》文件中8.1条）处罚
3.6.2每次会议前须对上次会议提出跟进的问题做已完成的关闭交接和未完成的问题的检讨跟踪。其中已完成问题的关闭需要有关闭的签批程序或依据来支撑，交接是指问题的处理如果涉及流程的变更、新增或者其它关乎与会者或关联方的关切或利益事项，在关闭的同时也有责任对与会者或关联方进行交接知会。未完成的问题，须比照公司制度进行跟踪和处置。
3.6.3综合管理部负责统计会议记录（包含部门会议记录）问题和督查会议落实情况，并将纳入对该部门主管的任职资格考核评审中。
4其它事项
4.1任何会议不能替代日常的畅顺沟通，对于日常工作事项或问题，对于重大问题或重大责任问题，对于紧急有时限要求的工作事项或问题，无论是一对一还是跨部门，都要及时沟通，及时解决事情，达到工作结果为导向。
4.2会议的主要目的就是高效解决主题会议中的问题，保持公司习惯部门良性沟通和持续进步，每个会议都有主题，都有重点，与本次会议无关的问题可以提出并记录跟进，放在平时对口部门去跟进解决，也可放在对口会议中解决，对于不是本次会议主题中的问题或者本次会议中可能花费较长时间也无法做出解决方案的问题，为避免浪费无关与会者的时间，可另行组织所有当事部门或当事人通过专项会来解决。
3.3.5部门会议记录在会议结束3日内发送综合管理部和上级主管，综合管理部负责统计问题和督查会议落实情况，纳入对该部门主管的任职资格考核评审中。
5.相关文件及记录
《奖惩管理制度》 《××会议记录》
