会前会中会后——董事会会议管理（董事会会议召开前的准备工作）

会前会后董事云系统，能满足会前、会中、会后全流程会议文件电子化需求，真正实现文件数字化、传送网络化、阅读电子化和交流即时化的理想。告别以纸张为载体的文件，优化会务工作，提高工作效率。

董事会参会新形势：线上参会

董事会会议是在公司会议中隶属于高级别会议，当董事会会议的参会方式由单一的到场参会转变至视频参会、现场参会、“视频＋现场”参会多种参会方式。

董事会会议走进线上的时代，企业做好准备了吗？

将现场的会议室搬进线上，即使因其原因不能到场参会，也不会耽误董事履职，不会耽误董事会会议的进程，不会损害现场参会的仪式感。

线上董事会的会议管理全流程

1、会议通知、发送议案

会前会后系统上可以发布议案、会议的通知。会议通知采用结合邮件的方式，在会议议程创建成功后，第一时间将会议通知发送给参会者。议案通知则可以通过审阅室进行发布，编入董事的议程中去。在会议开始前的最后一秒，文件皆可更新，随时上传更新，实时同步到董事会成员应用端，十分方便。

2、参加董事会会议

会前会后董事云可以将董事会会议流程数字化，文件快速下发，通过文件水印保障文件安全。会前可上传电子版会前文件材料，参会人员可直接浏览文件材料并下载到系统后台，方便参会人员批注和随时浏览。董事云还具有一键发送会议通知，电子投票，任务分配等会务功能，文件同屏、批注同步，避免会议中主讲人与参会者不同频的情况，节省企业成本，也更环保。省时又省力，提升董事工作效率。

3、听取工作汇报

在董事听取工作汇报时，会前会后董事云系统的实时同屏、切换主讲人、共享批注、投票、项目跟进等功能满足了会议过程中的双向互动。多种功能让董事线上参会如到现场，丰富的会议互动手段极大的提高了参会积极性和互动性。

4、审议与投票、签字

会中使用董事云投票时，董事们可以通过平台审阅和投票。

在会前会后董事云审阅室，能够发布待审阅、待审批以及待签署三种方式，通过选择不同的审阅方式，收到审阅人、审批人或是签署人不同的回执方式，完成审阅流程。

董事云系统提供董事会文件审批、审阅及文件签署服务——全流程覆盖，文件层级传输，意见及时反馈，进度实时跟踪，确保董事会文件的审阅、签署与安全归档。

此外，在会议议程设置中，针对个别董事需要“回避表决”的投票，可以针对投票选项进行设置。

5、会议纪要导出

在会议结束后，后台可一键生成会议纪要，选择需要在纪要中显示的投票、表决、笔记等信息，一键导出即可。会议纪要模板可自主设置。包含会上对文件的批注、审阅决议投票的参会人员、投票结果、投票原因等信息，可以体现出对所决议的事项进行是否批准的决定，结果将自动生成在会后导出的会议记录中。会后，参会人员针对本次会议所有投票结果签字确认，确保结果真实有效。