广西XX院科研物资及技术服务采购管理办法
宇凡软件
科研物资采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范本院科研物资及技术服务采购管理，完善内控机制，简化物资及技术服务采购流程，提高科研物资及技术服务采购服务质量及资金使用效率，结合本院实际情况，制定本办法。
本院科研物资及技术服务的采购按本办法执行。
第二条 本办法所指的科研物资是指本院开展科学研究、实验、生产、办公等活动中所使用及消耗的试剂、材料、低值品、易耗品、低值仪器、饲料、机电产品及办公用品等。
第三条 本办法所指的科研技术服务是指研究、开发项目带料外加工或因本院不具备条件而委托外单位（以下称“供应商”）服务进行实验、加工、测试、计算、描述、基因检测、引物合成等，并且需要从科研项目经费中向服务方支付费用的服务类采购。
第四条 本办法所指的线上采购主要是指通过宇凡系统登陆“XXX商城”（以下简称商城）的采购平台进行采购；线下采购是指在采购人确定采购内容后在宇凡系统线下采购平台上进行的采购行为。
第五条 采购坚持“比资质、比质量、比价格、比运距、比信誉、比效益”原则；坚持“符规合法、有效竞争、物有所值、防腐倡廉”的原则。
第六条 按政采规定需要进行政府招标（或政采云）采购的物资，按相关规定执行。
第二章 职责及分工
第七条 科研物资及技术服务采购管理工作在院总支领导下由科研科牵头组织，财务科、资产办共同配合实施。具体职责及分工如下：
（一）资产办：负责商城平台管理、采购监督、物资验收、物资入出库登记台账、数据汇总、办理统一结算手续及与供应商协调等工作。
（二）财务科：负责预算经费审核及使用管理、经费预算额度内费用报销、审计管理等工作，包括宇凡系统的设置和管理。
（三）科研科：负责项目编号、采购人和审核人信息的设置和调整、协调与XXX商城相关采购事宜、随时了解和掌握本采购管理办法的实施和运行情况。
第三章 账号管理
第八条 账号注册与变更
财务科管理宇凡账号，注册账号以后，原则上不再做更改；如有特殊情况需做变更的，向财务科系统管理员申请变更。
XXX采购账号：通过宇凡系统登录XXX，会自动同步采购账号信息；XXX管理账号、验收账号、结算账号由资产办管理和维护。
第九条 账号使用管理
（一）宇凡账号
宇凡账号：宇凡账号由财务科负责管理与维护。设有线下采购模块（平台），可以进行线下采购，线上和线下采购订单审核，线下采购验收，线上和线下结算功能。项目（课题）审核人设置由科研科管理与维护。
（二）XXX账号
1. 管理账号：是本院负责采购监督管理和财务结算等账号，由资产办负责管理；向院领导、财务科、科研科分配监督账号，以便对线上采购工作实施监督
2. 采购账号：具有线上订货功能，由采购人使用。项目（课题）负责人在本项目（课题）内不具备下单采购权限。
3. 验货账号：资产办验货员进行验货、线上确认；并通知采购人办理出库领用手续。
4. 结算账号：由资产办结算员管理。负责全院采购统一结算的功能，核实采购数据办理财务统一结算。
第四章 采购管理
第十条 本院科研物资及技术服务原则上必须通过宇凡系统进入商城采购平台进行采购；商城没有的，转成线下模块申请，按线下采购程序执行（详见附件2）。
第十一条 订单申请
（一） 线上采购申请
1.采购人通过宇凡系统登录到商城，根据需求下单，生成的订单推送到宇凡系统。采购人返回宇凡系统提交给审核人审核（详见附件1）。
2.技术服务类订单采购总额在1万元以上须报备三方以上询价方案，方可提交审核。
（二）线下采购申请
1．满足以下条件的科研物资（苗种、活体饵料、仪器设备等）采购可以由项目组自行组织线下采购：
采购物资及技术服务无法通过“线上采购”采购；
因不可抗力原因造成无法进行“线上采购”；
危化品、易制毒、气体等按相关规定采购的特殊物资。
2．采购人通过宇凡系统线下模块申请下单，申请单须填写线下采购理由、并附当日商城截图等。
3．线下采购总额在5000元（含）以上需报备三方询价方案，通过资产办进行备案后，方可提交审核。
第十二条 订单审核
（一）订单提交后，项目（课题）负责人登录宇凡系统进行审核（详见附件1）。技术服务类订单商家须上传合同给采购人审核方可进行服务。
（二）审核额度管控
1. 单批次采购科研物资订单总额在1万元以下的，采购人申请采购，项目负责人审核即可。采购应坚持货比三家、价格合适、保证质量的原则，并要预先做好采购计划，按需选购，厉行节约，防止浪费，确保采购优质高效。
2. 单批次采购科研物资订单总额大于1万元（含1万元）小于5万元的，经流转签批流程，通过项目负责人→部门负责人→分管院领导审核通过后实施。
3. 单批次采购科研物资订单总额大于5万元（含5万元）小于10万元的，须使用“线上采购”的“招标/询价”模块进行采购，通过项目负责人→部门负责人→分管院领导→院长（法人）流转审核通过后与供应商签定购销合同并到资产办备案。
4. 大于10万元（含10万元）的，须使用采购“招标/询价”模块进行采购，通过项目负责人→部门负责人→分管院领导→院总支讨论批准→院长（法人）执行，与供应商签定购销合同并到资产办备案。
5. 技术服务类采购订单审核按科研物资类执行，技术服务类订单（不包含引物）均须提供合同、检测报告；引物合成类采购订单总额在5000元以上须提供合同、检测报告。
第十三条 采购易制毒等危险化学品，要按照国家规定，首先在线下完成备案审核程序，然后将备案批件上传平台后再进行线上（线下）采购。
第五章 验货、结算及数据管理
第十四条 验货，确认
（一）线上采购的物资，由资产办验货员（定点）进行验收，通过验收即生成验货单，通知采购人办理收货登记手续，在验收单上盖章，签字确认方可领用；
（二）项目组（课题）线下采购的货物，实行一单一验的管理办法，由采购人、资产办验货员共同进行验收、登记，验收通过后验货员在货物外包装盖验收章，采购人方可领用。
（三）线上采购的技术服务类（商品），由项目组（课题）进行验收并在线上确认“自验货”；单次采购金额在10000元以上的，将相关服务合同、服务成果或是相关描述的结论性报告交科研科存档并进行网上验货后，由资产办负责结算（详见附件3）。
（四）科研科对项目组（课题）提交的相关科研技术服务类系列文件负责保存与保密，并在线上确认审核。
（五）资产办负责核对科研技术服务类（商品）的采购程序是否合规、是否按要求执行，若有引物合成类物品应进行实物验收，及时收集相关服务合同或服务结论（报告）以备报账使用。
第十五条 入出库
所有科研物资应及时办理入出库手续。资产办验收的物资采取直入直出的形式，不保管、不储存。各部门要建立科研物资使用的台账管理制度，详细记录物资使用实况。
第十六条 退换货
对于验收不合格的商品，采购人可按照商城相关流程进行退换货。货品在使用过程中发现质量问题，采购人应要求供应商及时退换货。如有问题，可直接联系线上平台或资产办进行协调解决。
第十七条 结算
线上（线下）采购验收后，资产办结算员将按月汇总生成财务结算单并负责统一结算。财务结算单是各部门采购科研物资的报销凭证。采购人、审核人、验货人在平台上的操作记录作为财务结算依据。
资产办负责接收发票、审核发票、验收单和订单（合同）等。结算时，提供财务结算单及相关凭证。发票背面由资产办验货员盖章签字即可（技术服务类不需资产办盖章）。
资产办将按月生成结算单，结算单生成后将于每月15日进入结算程序。逾期未确认订单的，资产办将本期订单顺延至下期结算，连续三次结算未确认且未与资产办说明情况的，资产办将联系XXX商城反映采购人相关情况，并暂停该采购人采购操作，待结算完成后恢复其正常操作。
第十八条 采购数据由资产办按月汇总报院总支备案；并按季度公示。
第六章 附 则
第十九条 本采购管理办法，明确采购责任制。各项目（课题）负责人对本项目经费使用实行主体管理责任制，采购人对采购的真实性负直接责任。项目负责人与采购人要明确分工、各负其责，独立承担责任。
第二十条 采购设立监管账号，院领导、资产办、财务科、科研科通过监管账号对本院所有采购进行动态监督，若发现采购有违规违纪行为，将依法依规严肃处理。
第二十一条 科研基地、野外示范点采购参照本管理办法执行，由本院项目负责人负责。
第二十二条 本办法由科研科负责解释。本办法自2019年10月1日起执行。
附件:
1.《科研物资(技术服务)采购审核流程图》
2.《广西XXXX研究院科研物资采购流程》
3.《广西XXXX研究院技术服务线上采购流程》
