档案小知识–归档文件分类之机构（问题）分类法（归档文件按问题分类方案）

机构（问题）分类法也是现行机关常见的一种分类法。在检索手段现代化的情况下，不宜也不必过多设置分类层次，一般2～3层即可制定分类方案。机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

1．机构分类法。机构分类法就是根据文件形成机构、文件处理承办机构的不同，对归档文件进行的分类。

采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理的情况下，每个机构向档案室移交的档案文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。

采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类。机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，后排业务处（室）、后勤部门等。

采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发布的文件就归入哪个机构的类中。但有三种特殊情况要注意：

（1）有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；业务部门起草、以机关或办公厅（室）名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构类内。

（2）机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

（3）在实际操作中，有些已实现办公自动化的单位还按工作岗位分类，有多少个岗位就分为多少类，这是按机构分类的细化，简单易行，十分有效。

2．问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。

采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类可以不受内部机构的限制，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。

在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等。

问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时，要注意按照机关单位的基本职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年也应归入同一类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。企业单位可参见《工业企业档案分类表》，来确定类别。