项目进度编制神器 – “进度编制七步法”(项目进度编制的方法)
摘要:能做一份漂亮的进度计划,是项目经理是否有经验的一个重要标志。可是汽车零部件项目的工作内容这么多,做一份进度计划该从哪里入手呢?本文教你一个如何用七个步骤完成这件工作。这七个步骤内容有点多,计划分两次介绍,这是上篇。
编制项目进度计划无疑是项目经理最重要的一项工作,作为项目经理你可以不精通技术、不精通生产,但一定得懂如何编制进度计划。记得我自己做第一个项目的时候,第一次开项目会讨论进度计划时,被组员们批得体无完肤。有位姐姐帮忙圆场也挡不住,后来我师傅把他的客户丢在会议室里赶过来救场,我才过关。
项目管理有五大过程组 – 启动过程、规划过程、执行过程、监控过程和收尾过程。执行过程是项目的主要工作内容,但规划过程则被视为项目管理的核心过程,编制进度计划则该核心过程的核心。《礼记中庸》中有句话“凡事预则立,不预则废”,讲的就是计划的重要性。
毛主席在《论持久战》里也讲到“没有事先的计划和准备,就不能获得战争的胜利”。
进度计划这么重要,而且汽车零部件项目的工作内容还是有点小复杂的(这里可见“第二篇:两张图让你搞明白汽车零部件项目”)这进度计划该怎么做呢?
这里我们介绍一个“进度编制七步法”:
1.用WBS列任务清单
2.确定里程碑节点
3.分配资源
4.确定任务工期
5.确定任务依赖关系及任务限制条件
6.计算项目进度
7.进度优化
第一步: 用WBS列任务清单
WBS是英文Work Breakdown Structure (工作分解结构)的缩写。这个定义的核心就是breakdown,即拆分。
WBS以项目交付物(也就是项目的产出)为导向,将组成项目的任务层层分解为更小的,相对独立的、易于核算和检查的工作单元。下面的图就是一个汽车控制器项目WBS的示例。
做这样一份WBS,我们可以问自己这个几个问题。
问题1:项目的任务是什么?
答:交付一个汽车控制器给客户。
问题2:为完成任务,需要分成哪几个阶段/部分?
答:可以分成项目启动、A样件、B样件、OTS、PPAP、SOP和项目关闭总结。
问题3:每个阶段/部分都有哪些工作包?
答:以B样件举例,会有需求分析、系统设计… …
问题4:那每个工作包由哪些活动组成?
答:拿B样件的硬件设计来说,会有Block Diagram、Schematic原理图、器件选型、画PCB板… …
我们把这些问题一一回答清楚了,一个任务清单就出来了。
进度编制的常见工具有MS Project和Excel。我们把任务清单输入到软件里就行,输入的时候记得按任务的层次分一下级别。Excel的用法大家大多都知道。MS Project是微软出的项目管理专用软件,上手倒也不难,不过大多数人都把它当做Excel来用了,有点大炮打蚊子的感觉。MS Project是项目经理必须掌握的工具,想做项目经理的朋友们一定要花时间学习一下。
第二步: 确定里程碑节点
里程碑,原先的意思是路旁的石头,石头上刻了表示里程的数字,通常每隔一段路便设立一个,以展示其位置及与特定目的地的距离。比如下图是从北京到云南昆明的G108国道上的一块里程碑,G108国道全程3356公里,这块里程碑树立在第2130公里处。
后来项目管理中引进了里程碑这个概念,表示阶段性的关键节点。这些关键节点往往是项目的重要参考点,比如项目各个阶段的验收点。这些里程碑节点可能是老板或投资人要求的,也会是项目组根据项目情况自己确定的。相关的工作必须在这些里程碑节点前完成,这些时间点的延误对项目进度会产生重大的影响。
这些里程碑点在第一步做WBS的时候也要列出来,如果发现第一步时遗漏了也可以在第二步时补上。比如说我们可以在上面的WBS示例里增加一个“B样件阶段验收”的节点。
目前汽车行业的项目流程经常在各个项目阶段之间增加一些“质量阀”,常叫Gate或直接建成G。项目进展到这些“质量阀”的时候,项目经理要带领项目组对项目进行阶段性总结,并向公司的管理层汇报,公司管理层根据项目进展状况决定项目是否可以进入下一个阶段。所以这些“质量阀”往往可以定义为项目的里程碑节点。
里程碑节点的时间长度经常定义为“0”,在MS Project的进度条里会显示为菱形的形状。
第三步: 分配资源
针对每一项任务,我们需要分配相应的资源。这里说的资源,可以是“人”,也可以是“设备”或者“材料”。
分配“人”这个资源的时候,可以和工作分工结合着做。如果一个任务需要几个人来完成,记得一定要确定一个负责人,由他做这个任务的接口。这样做便于后续的进度的管理和跟进。
做资源分配的时候,需要和管那些资源的人(一般是各个职能部门的领导)进行沟通,以确保分配的资源能够得到保证,而不仅仅是项目经理拍脑袋定的。当然在找这些管资源的领导沟通前,项目经理对需要的资源有一个方案。带着这个方案去找他们,一方面便于相关领导确定是否有那么多资源可以提供,另一方面也避免领导们答应给的资源不足以完成任务。
最后,烦请各位读者给予反馈,是否有兴趣参加“用MS Project编制项目进度计划”的视频课程,在评论中回答是或否,我好做相应课程准备,近日在平台推出。