如何开展干部人事档案信息化管理工作

人事档案是记录和反映个人经历、社会关系、德才和专业能力的重要材料。人事档案管理工作涵盖人事档案的收集、整理、保管、统计、利用和传递活动。在新时代市场形势下，由于社会治理和科学技术的不断进步，传统的人事档案管理方法已经无法满足社会的发展需求。为有效提升机关单位干部人事档案管理工作水平，需要在新的板块中加以调整与革新，构建符合时代需求的便捷、高效和安全兼顾的数字化档案管理系统。

干部人事档案管理信息化的意义

规则为约——人事档案管理规范化。科学有序地进行干部人事档案管理是实现高效利用档案材料的前提。传统的干部人事档案管理办法采用的是干部本人对其相关信息进行填写。由于有不可避免的个人书写习惯差异，如字体、颜色、大小、格式和填写内容等因素，从而会对档案信息的严谨性以及后续的检索、读取工作产生不同程度的影响。采取干部人事档案的信息化管理便可以较好地规避此问题，使得档案管理更加规范化。对干部人事档案内容进行数字化录入，通过对录述内容、格式、字体、颜色和大小进行规范化要求和设置，实现相关信息的精准化录入，进行人事档案规范化管理。此外，合理地借用互联网存储工具、磁盘存储技术及通用串行总线技术，实现干部人事档案数据材料的转递、迁移和共享工作，有利于提升档案信息材料有效使用率并减少传递过程存在的风险。

科技为底——人事档案存储安全化。安全有效的存储是实现高效利用人事档案材料的保障。只有对干部人事档案进行安全妥善的保管，才能有效地开展后续的转递、查询工作。纸质档案因受到材质的局限性而无法进行长时间存放，并且对储存环境要求较高。因此，传统的纸质档案管理手段不仅在归档时需要进行详细的记录和细致的封存，还需开展多方面的定期检查工作。例如对人事档案材料本身完整性核查，有无虫蛀、霉腐情况以及存放位置、环境和安全性检查。同时，纸质档案在经过多次转递、翻阅后亦存在一定程度的磨损问题，从而影响到档案的完整性。人事档案信息化管理手段采用数字化技术将档案存储于计算机中，既可以让档案的完整性得到保障，减轻档案管理人员的工作量并提高工作效率。同时，通过信息保密工作的相关设置，也可以大大提升档案存储的安全性。

实用为刚——人事档案录入、查询与更新便捷化。干部人事档案管理充斥着庞大的文字、数字等各种信息资料。通过将现代信息技术应用到干部人事档案管理建设中，实现人事档案的数字化管理，相较于传统的人事档案管理手段，其能够更加便捷高效地开展人事档案的录入、查询和更新工作，实现一次录入，便捷查找和动态管理。在查阅时只需将待查询干部人员的相关信息，如干部姓名或代码等输入人事档案管理系统平台的查询栏中，便可查询到相关的档案资料。同时，人事档案信息化可以极大地简化管理人员的档案更新工作，避免了工作时间与工作成果不对等的情况，实现高效办公。

新时代干部人事档案信息化建设面临的问题

人事档案信息化建设队伍不健全。干部人事档案管理队伍是进行档案信息化建设的基础。“基础不牢，地动山摇”，较传统档案管理手段而言，档案的信息化建设更具挑战性，也对信息管理工作人员提出了更高的要求。其不仅要求档案管理工作人员熟悉干部人事档案政策体系、管理制度和工作流程，也需要管理人员能够熟练运用相应的电子信息技术。当前我们面临的问题是从事档案信息化管理的工作人员技能与实际工作尚未得到良好的匹配。工作人员大多非信息化技术相关专业及人力资源管理专业，或者尚未经过系统化学习、专业培训和操作指导。对于档案管理的收集、分类、保藏和查阅工作，他们只是凭借自身的理解和工作经验而开展，同时也无法对干部人事档案的信息化建设体系进行查漏补缺或更具专业性的完善工作。

人力及资金投入不足。档案室是默默支撑和保障政府其他职能部门正常开展工作的服务部门，其主要负责单位档案信息的管理工作，即对本机关制度和外来的文件材料进行转接、保藏和利用，将一份文件的正件与附件、印件与底稿等进行完整的收集；与单位的领导和各组织机构发生联系；为领导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依据和参考材料。由于其工作性质，该部门的工作内容容易被忽视，也无法在短时间内取得引人注目的工作成绩。同时，档案信息化建设工作不仅需要对专业性人才进行招纳与合理安排，软硬件的配备与更新亦是直接影响档案信息化建设工作质量的主要因素之一。充足的资金投入也是必不可少的。因此，人力资源管理部门得不到重视，人力及资金投入不足也是目前干部人事档案信息化建设需要解决的迫切问题。

管理手段单一，信息化系统建设不完备。干部人事档案信息化是档案管理工作重心由档案实体向档案信息转变的过程，亦是时代发展的必然趋势。但是目前信息化人事档案管理手段较为单一，没有统一、严谨而完备的章程制度可供各单位人事档案管理部门遵循。同时，电子硬件设施及软件配置老旧严重阻碍了干部人事档案管理数字化、信息化的实施进程。再者，信息技术专业人才的缺失使得人事档案管理信息化建设工作推进受阻，创新度欠缺。

干部人事档案管理信息化的优化策略

树立人事档案信息化管理理念。树立人事档案信息化理念，强化人事档案管理意识，引领信息化建设工作的开展。首先，在信息飞速发展的当下，档案管理工作人员需树立档案信息化理念，促进人事档案资源价值的开发，实现档案资源利用率最大化。与此同时，应加强工作人员的管理意识，提高其思想重视程度，让其正确认识到自身的工作价值。工作人员只有正确认识到干部人事档案信息化管理工作的意义和重要性，改变传统思想观念和作派，才能更加积极自觉地投入到人事档案信息化建设的工作中去，发挥主观能动性，努力寻求创新和突破。

注重档案管理人员队伍的培养。人才是信息化建设的成功之本，故应提高人事档案管理工作人员的工作能力，建立政治素养高、业务能力强、作风正派的档案管理队伍。一方面，面对庞大的档案信息资料，为保证人事档案资料的准确性和可靠性，具备专业素质的管理人员队伍是必不可少的。从事人事档案管理的工作人员需定期进行档案管理、计算机及信息技术等专业培训，主动自觉地提高自身业务能力和工作水平。另一方面，档案管理是一项保密性极强的工作，在确保管理人员业务能力的同时也应该注重提高工作人员的思想道德水平，端正作风做派。

构建严谨的档案管理制度和管理程序。万丈高楼平地起，严谨而完备的制度与程序的构建是实现人事档案管理工作信息化的重要因素。干部人事档案管理工作需对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，严谨而完备的档案管理制度与管理程序并驾齐驱，能够高效地开展档案管理与利用工作。这不仅依托于相关职能部门所制定的规章制度和建立的管理程序，还需要档案管理工作人员在工作中不断地补充与完善，以此来共同促进档案管理信息化建设的发展。

完善干部人事档案管理信息化设施建设。实现人事档案管理信息化是时代发展的必然趋势，信息化基础设施则是实现信息化的载体。设施的新旧、性能以及数量和干部人事档案信息化管理的实现密切相关。要保证合理的资金投入，对电子设备及相关软件的不断升级、更新和完善，从而推动人事管理信息化的有序发展。同时，优良的软件系统也可以有效避免档案数据受到网络中的恶意攻击和潜在的威胁，避免因系统崩溃所造成的档案信息资料的损坏或丢失。

构建合理的监管机制。严明纪律，加强监管，为干部人事档案信息化建设保驾护航。第一，明确工作纪律。建立“掷地有声”的工作纪律，人事档案管理人员工作时应严格遵循纪律及章程，一旦发现工作人员出现违规操作，需依法追究其责任，让档案系统的管理和使用达到规范化。第二，严格设置查阅权限。网络及信息技术是一把双刃剑，在为人类社会群体带来便利的同时也隐藏着一定的风险。把好“入口关”，设置干部人事档案查阅权限。同时，人事档案信息化管理工作人员在执行各项工作中，也应该提高警惕，防止档案资料被篡改和伪造。第三，强化日常监管。对干部人事档案管理部门实施全方面、多角度的共同监督，最大限度地确保干部人事档案的真实性。

干部人事管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分，其实质是人事档案管理工作目标与现代信息网络技术的有机结合，是传统档案管理手段迈入网络环境的第一步。要用好现代手段，逐步完善干部人事档案信息化管理体系，与时代同行共生，实现应用、管理与监督的共赢局面。

（作者单位：中共吉首市委组织部）