企业知识产权治理系列之二——制度框架及部门职责框架（企业知识产权管理组织架构）
作者丨罗洁 何琦
在明确企业的知识产权方针、构建企业内部知识产权组织框架并制定好知识产权战略后，企业通常需要建立可执行的制度及流程，同时应当明确各部门职责并执行。
建立企业知识产权制度的基本框架
1. 首先对企业内部知识产权进行定义，一般来说，包括专利、商标、著作权（含计算机软件）：商业秘密（含技术秘密和经营秘密）、数据、其他科技成果（如商号、域名）等。企业知识产权可以分类管理，例如可以简单分为技术/研发相关知识产权，以及非技术类知识产权，可以通过不同具体制度和流程进行管理。
2. 按照不同知识产权，企业内部进行分工管理。有些企业成立专门的知识产权部门，负责管理全部类型知识产权；有些企业知识产权部门隶属于法务部，仍负责全部类型知识产权管理；有些企业研发部下设机构管理技术类知识产权，市场部或者总经办下设机构管理非技术类知识产权。无论内部具体分工如何，明确权限和流程都是非常重要的管理内容。例如一个常见流程：技术成果常由研发部门提出提案，可以报经研发部相应主管审批后流转到知识产权部门评估检索，给出申请何种具体知识产权或者作为商业秘密保密管理的建议，再经知识产权主管领导批准具体执行。对于流程执行，一种方式可以是采购市场现有的一些知识产权管理系统，也可以在公司已有的办公系统上执行。
3. 知识产权数据和资产管理。广义来看，研发过程文档也可以归为知识产权数据的一种，例如立项书、各个阶段图纸、研发会议记录、阶段性成果、BOOM表、供应商资料、研发财务资料等等，妥善存储、保管这些文档资料，一旦发生知识产权纠纷，往往可以作为对本企业有利的证据使用。对于研发过程文档中一些需要保密的内容，可以建立专门的加密服务器进行上传保存，作为商业秘密的保密措施之一。对于已经授权或者登记的知识产权，可以作为知识产权资产进行管理，各个部门使用、借阅应有固定联系人，对于构成企业无形资产的知识产权，必要时可以进行价值评估。对于商业秘密相关文档，可以购买专门加密软件进行加密，如需外发，应经过有权限的领导进行审批或者解密。
4. 知识产权运营管理。企业对于知识产权的产业转化应定期统计，例如对产品中的知识产权进行统计，结合销售情况，了解知识产权在本企业和竞争对手中的使用情况。企业在涉及知识产权的许可、转让前应进行事前的调查评估工作，平衡风险和收益。企业在进行投融资活动、海外市场开拓之前，也应对相关知识产权开展调查、进行风险和价值评估。企业参与标准化组织前，应了解标准化组织的知识产权政策，一方面避免标准必要专利侵权；另一方面积极将本企业知识产权纳入标准。
5. 知识产权风险防控和保护。风险防控方面，企业应积极采取措施，避免侵犯他人知识产权。例如购买正版软件许可证，购买正版图库、字体或者原创设计用于企业宣传。在研发立项、产品上市前等重要节点开展知识产权检索分析与布局，同时起到规避风险和保护自身创新的作用。对于企业对外的采购、销售、合作，对内的劳动人事等合同，应专门审核知识产权相关条款，确保符合公司利益和知识产权管理规定，同时规避风险。向境外销售产品前，应调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼，进行当地知识产权检索，分析可能涉及的知识产权风险；同时，适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记。积极应对侵权指控，对侵权指控进行调查分析，并评估诉讼、仲裁、和解等不同处理方式的影响，积极应诉。对于发现市场上可能侵害本企业知识产权情况，应建立报告机制和处理机制，由本企业知识产权部门或者法务部门评估后采取措施依法维权。
6. 其他制度。企业根据实际情况还可以建立知识产权奖励制度、知识产权内部评估制度等。例如建立知识产权奖励制度，可以对企业内部发明人、设计人员等进行物质或精神奖励，一方面能够鼓励内部员工产出原创成果，另一方面避免职务发明奖酬纠纷等法律风险。知识产权内部评估制度，是指对创新成果进行分级，对于不同重要性的成果进行不同级别管理，例如核心发明专利，考虑进行多国布局，以及进行分案申请、围绕该专利进行各种延申、包围申请等策略。同时，对于已经授权或者登记的知识产权，定期评估重要性；对于已经落后的技术、不再使用的商标等，可以进行放弃或对外转让等处置。
明确企业内部各部门职责
1. 知识产权主管部门职责通常包括：每年制定企业知识产权计划，包括经费预算等，报经领导批准后负责推动执行，并跟进完成情况；对内部知识产权制度、流程进行修订和完善，若发现内部知识产权问题，提出建议和措施；管理企业内部专利、商标、著作权等申请登记工作，对其中的各类文档进行审核、保存、梳理；协助研发部门进行研发项目技术情报和专利检索分析工作，进行研发项目的知识产权布局；协助IT、市场、宣传等部门排查企业内部知识产权风险并提出改进措施和流程改善；组织企业内部的知识产权培训；协助法务部门修订企业合同模板中的知识产权条款；参与企业内外投融资、许可等项目中的知识产权工作，提出意见建议。
2. 研发、技术部门职责通常包括：对产品、技术研发过程中涉及的技术改进和创新及时形成提案，部门领导审批后发给知识产权主管部门评估，确定申请何种具体知识产权或者作为商业秘密保密管理；协同知识产权主管部门，对研发项目涉及的知识产权信息、相关文献及其他公开信息，对技术发展状况、知识产权状况、竞争对手状况等进行检索分析，以避免知识产权风险并布局本企业知识产权；记录研发过程并形成档案进行管理，使研发活动具有可追溯性；对企业研发过程中的商业秘密进行识别，并协同知识产权主管部门以及法务部门采取商业秘密保护措施；定期评估公司已有专利、商业秘密等，确定是否还需要继续保护。
3. 市场、品宣职责通常包括：对宣传中需要使用的各类文字、图形、动漫形象等及时形成申请提案，部门领导审批后发给知识产权主管部门评估，确定申请何种具体知识产权；协同知识产权主管部门，落实公司的商标、著作权文档管理、使用证据留存等工作的具体执行，促进商标、著作权的合规管理；参与修订商标、著作权相关制度；对公司公开信息、产品包装中涉及商标、著作权的内容进行基本审核和监控，落实规范使用；推进字体、软件等正版化，发现公司商标、著作权相关风险后及时通知知识产权主管部门和法务部门，协助建立风险防控机制。
4. 法务部门职责通常包括：协同知识产权主管部门，参与公司知识产权相关制度修订，落实公司知识产权相关培训；参与评估公司知识产权风险并提出规避建议、解决方案等；应对公司已发生的知识产权风险及知识产权相关诉讼；负责公司所有合同中涉及知识产权条款的审查与管理；收集知识产权相关法律、法规、案例等。
5. 销售部门职责通常包括：产品对外参展、销售或以其他方式提供前，协同知识产权管理部门，对产品涉及的知识产权状况、目标市场的知识产权保护环境以及竞争对手的知识产权情况进行全面审查和分析，评估知识产权风险及其对企业的损害程度，提出防范与应对预案；向境外提供产品前，协同知识产权管理部门，调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼，分析可能涉及的知识产权风险；适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记；配合研发部门，在立项前进行市场调研，收集客户需求、同类产品评价等信息；发现公司知识产权受到他人侵犯时，及时向知识产权管理部门和法务部门通报。
6. 生产部门职责通常包括：对生产过程中涉及产品、生产设备、工艺方法或流程的技术改进与创新及时形成提案，部门领导审批后发给知识产权主管部门评估，确定申请何种具体知识产权或者作为商业秘密保密管理；规范生产和服务提供过程中的工艺文件、图纸、原料配方、技术路线、服务规范、源代码、创意等的使用管理，落实公司规定的保密措施；在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作生产和设计的过程中，将合同交付知识产权主管部门和法务部门审核知识产权条款。
7. 采购部门职责通常包括：针对拟采购产品或服务的知识产权情况，收集供货商及采购产品所涉及的知识产权信息，要求供方提供相应的权属、使用证明或保证声明；对于拟采购产品或服务存在知识产权风险的，应向知识产权管理部门和法务部门通报并进行共同评估，以消除或降低风险；将采购合同交付知识产权主管部门和法务部门审核知识产权条款；对供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料进行管理并落实公司规定的保密措施。
8. 人力资源部门职责通常包括：对核心人员入职进行知识产权背景的调查，入职特定岗位签署知识产权声明，保留背景调查、录用过程沟通等相关记录；审核待录用的员工与原单位之间的保密约定、保密义务、保密内容及范围，核实是否违反前雇主的保密义务或竞业限制；协同知识产权主管部门和法务部门，对核心人员的离职进行知识产权相关提醒，签署离职后的保密协议、知识产权声明以及竞业限制协议等，并保存离职面谈、交接、协议等相关记录，监督离职交接；协同知识产权主管部门和法务部门，进行劳动合同知识产权条款审核，并修订入职、离职知识产权声明，保密和竞业限制协议等。
9. 财务部门职责通常包括：协同知识产权管理部门，制定年度知识产权经费预算；负责知识产权经费的支出，记录费用使用过程；参与公司的知识产权资产评估；对公司投融资、并购、重大知识产权许可等活动中的知识产权相关财务工作提出方案和意见等。
罗 洁
北京隆安律师事务所上海办公室高级合伙人。复旦大学法学硕士、一级律师，曾获“上海市优秀律师”、ALB“中国十五佳女律师”等荣誉，在国内多家仲裁机构担任仲裁员。现任全国反垄断与反不正当竞争专业委员会委员、上海市律师协会竞争与反垄断业务研究委员会副主任。执业理念：大胆而仔细、优雅且坚持。
何 琦
北京市隆安律师事务所上海分所合伙人、律师、专利代理师，隆安上海知产委副主任。自2007年至今一直从事知识产权法律工作，同时具有上海市人力资源和社会保障局认定的专利工程师以及中国专利保护中心认定的企业知识产权管理体系内部审核员资格。业务范围涵盖知识产权的规划、布局、申请、保护争议解决领域。何琦律师在从事律师工作之前，曾在上市公司任职知识产权主管。
