项目会议纪要：会前有准备 会中有控制 会后有跟进，会议不白开
导读
10大经典的项目管理工具：①项目组成员表、②项目范围说明书、③Project & WBS、④项目进度计划表、⑤项目风险管理表、⑥项目沟通计划表、⑦项目会议纪要、⑧项目状态报告、⑨项目变更管理表、⑩项目总结表。简简单单的10张工具表格，浓缩了项目管理的知识与方法。
《10大经典的项目管理工具》系列，一张思维导图回顾往期精彩：
项目范围说明书：用好这张表，就能把项目讲清楚，经典的管理工具
工作结构分解WBS表：管好项目的人和事，事事有人管，人人有事做
项目风险管理表，集风险识别、分析、应对、跟踪于一体的实用工具
项目沟通计划表：用好这张表，搞定干系人，才是项目经理该干的事
那，此节，我们接下来分享，10大经典的项目管理工具之第7张工具表《项目会议纪要》。
第七张工具表：《项目会议纪要》
做过项目的都会有这样的体会，会议真是多，大大小小的各种类型的会议，每天的站会、每周的例会、每个月的汇报会议、各种专题的碰头会议、每个阶段的汇报会议、各种形式的研讨会、各种交付物的评审会议、动员会等等。
会议，从一对一的面谈会议到多达几十号人的"大会"，其实，都是一种职场中常用的沟通方式，就某个问题在一定范围内达成共识的过程。
项目经理，在项目实施过程中，要花80%以上的时间，用在沟通上，而，最常见的沟通方式，就是开会，可想而知，会议的重要性，甚至说，会议的效率也就成了决定项目成败的关键因素之一。
可，同时，我们也发现了，会议一多，这效果反而不好了，尤其是，开"大会"，开会时，讨论异常激烈，可是，会后才发现，貌似啥也没干成，要解决的问题，照样还是问题，要推进的事情，照样停滞不前？
没错，这就是《项目会议纪要》的意义，告别无效会议，让你的项目会议不再白开，要过程有过程、要成果有成果！
如下示例：
《项目会议纪要》，包含了7个部分的内容：①基本信息、②会议目标、③参与人员、④发放材料、⑤发言记录、⑥会议决议（核心）、⑦发放范围。
- ①基本信息：包含，会议名称、召集人、会议日期、开始时间、会议地点、持续时间、记录人、审核人几项基本信息，主要为了标识具体的会议，和项目的基本信息相似。
- ②会议目标：每次会议，都要有具体的目标，不然，就没有开会的必要了。为何要开会？想获得什么样的成果？期望达成什么样的效果？这些，都是会议的目标。
- ③参与人员：都有哪些人参加了会议？他们都是以什么样的角色参加到会议中的？各自的职责是什么？
- ④发放材料：会议前和会议中，都向与会人员展示了什么材料？演示了哪些信息？一一列出来。比如，做阶段汇报时，通常要事先整理总结项目的阶段数据，时间、进度、成本、质量等方面数据，做成简报，并于会前/中，展示给与会人员等。
- ⑤发言记录：议题有哪些？都有谁发言了，发言的主要内容是什么？哪些达成共识了？哪些未决？这栏，不要用流水账的方式记录，需要会议记录者整理归纳总结会议的过程，记录重要人员的重要发言。
- ⑥会议决议（此为核心）：会议的总结，此会议都形成了哪些决议？决议的内容是什么？谁是负责人？什么时候完成？要达成什么样的效果？谁来检查监督？这就是，会议产生的具体行动计划，事项、负责人、时间点、标准、检查人，每个要素都要有。
- ⑦发放范围：会议纪要就是白纸黑字，把会议的过程和决议记录下来，会后就要使用邮件等方式，发送给与会人员，除此之外，还要抄送此会议相关人员，如，项目的领导、客户等等干系人，让他们知晓会议的过程和产生的成果。
在使用《项目会议纪要》时，如下几个要点：
要点①、记录与纪要不一样：会议记录，是流水账式的记录会议过程，而，会议纪要，则是在记录的基础上整理总结，既突出重点又不失过程，所以，一般是会上用记笔记的方法记录会议，会后专人整理会议纪要。
要点②、会前准备 会中控制 会后跟进：高效会议的基本流程。
- 1.会前准备：会前要准备好明确具体的目标、选择必要的与会人员、告知需要的相关材料、会议的时间和地点等，并发送会议通知，告知会议相关人员；
- 2.会中控制：会议中，一定要控制会议的节奏，每个议题要清晰，要有主持引导，避免跑题、冗长等常见的会议问题；
- 3.会后跟进：会后要总结、产生决议、形成行动计划，事项、负责人、时间点、标准、检查人，各要素要齐全。
要点③、会议角色和职责要清晰：这是每项工作都该有的基础，会议也要如此。召集人是谁，负责制定目标、选择人员、提供材料、确定时间地点等；主持人是谁，负责控制会议节奏、引导议题等；记录人是谁，负责会议记录和整理纪要等；主要决策人是谁，负责决策什么内容等等，这些都要在与会人员中标识出来。
要点④、未达成共识的"决议"：达成共识的决议事项，这部分一般不会漏，可是，有时候，种种原因，有一些事项未能达成共识。这些，也是决议事项的一部分，也要记录形成行动计划。比如，谁补充什么样的材料，什么时候，再次会议讨论等。
要点⑤、开大会不如开小会：俗话说人多嘴杂，与会人员一多，达成共识就越难，所以，选择与会人员时要慎重，并且，会前指定什么人就某个问题发表自己的观点，这样，会议的效率就不会低下。
好了，做个小结
《项目会议纪要》，高效会议的落地工具，解决了项目实施过程中最重要的沟通方式-会议的效率问题。做到会前充分准备、会中有效控制、会后跟进监督，才能让会议不白开，既有过程，还有结果！
概括如下：
- ①会前充分准备：开会前要准备些什么（何时、何地、何人、何事）？ 与会人员的角色与职责是什么？他们各自要准备什么？对应纪要中的基本信息、目标、与会人员、发放材料；
- ②会中有效控制：会议的议题有哪些？哪些达成共识了？哪些未决？谁发表了什么观点？对应纪要中的，发言记录、会议决议；
- ③会后跟进监督：会议产生了哪些行动计划？谁负责？什么时候完成？达到什么标准？谁来监督检查？对应纪要中决议内容、发放范围；
提醒：更多高效会议管理，可参考专栏中讲过的“向三星学高效会议”系列文章！
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